ПЕРША ВІЙСЬКОВА СПІЛЬНОТА

Методичні рекомендації щодо ведення договірної роботи у ЗСУ

Методичні рекомендації щодо ведення договірної роботи у ЗСУ

І. Загальні положення

1) Методичні рекомендації розроблено відповідно до діючої нормативно-правової бази щодо організації та ведення договірної роботи.

2) Договірна робота є одним із напрямків правової роботи.

3) Завдання договірної роботи в Збройних Силах України:

  • забезпечення виконання договірних зобов’язань в діяльності;
  • економія та раціональне використання матеріальних фінансовий та інших видів ресурсів;
  • зниження непродуктивних витрат та усунення причин та умов, що їх спричиняють.

4) Складові договірної роботи:

  • підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони;
  • погодження проекту договору;
  • візування договору;
  • організація обліку та зберігання договорів;
  • виконання договірних зобов’язань;
  • контроль за виконанням договорів:
  • аналіз та узагальнення практики укладення договорів.

5) Залежно від регламентування нормативно-правовими актами проведення процедур, які передують укладенню договору у військовій частині, можливо визначити такі способи укладання договорів:

  • загальний спосіб укладання договорів, який передбачає укладання їх на загальних засадах, тобто шляхом досягнення домовленостей сторін, що не потребує додаткових процедур. До зазначеної групи договорів застосовуються загальні вимоги Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, а також норми, встановлені нормативно-правовими актами, що регулюють окремі сфери господарської діяльності, зокрема, Повітряним кодексом України, Кодексом торговельного мореплавства України, і Законом України “Про транспорт”, Статутом залізниць України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06 квітня 1998 року № 457, Положенням про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України тощо;
  • спеціальний спосіб укладання договорів, укладенню яких передує процедура, що визначається Законом України “Про публічні закупівлі”.

ІІ. Підготовка проекту договору

1) Проект договору розробляється або в разі надходження такого проекту від іншої сторони розглядається відповідною службою (підрозділом) військової частини за визначеною номенклатурою майна (далі – ініціативна служба) з урахуванням переліку видів господарської діяльності, здійснення якої дозволяється військовим частинам.

2) Ініціативна служба (підрозділ):

  • проводить попередню перевірку умов проекту договору;
  • перевіряє документи, що підтверджують юридичний та податковий статуси потенційного контрагента та повноваження його посадових осіб на підписання договору, зокрема установчі документи, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довіреності, документ про призначення (обрання) на посаду, довідки про взяття на облік платника податків, свідоцтво про реєстрацію платника податку на додану вартість, свідоцтво про сплату єдиного податку;
  • перевіряє наявність ліцензій, патентів та інших дозвільних документів на здійснення потенційним контрагентом відповідного виду діяльності;
  • інформує командира військової частини про результати розгляду матеріалів проекту договору та потенційного контрагента за договором;
  • проводить моніторинг цін із використанням усіх існуючих джерел інформації.

3) Проект договору обов’язково направляється ініціативною службою (підрозділом) на опрацювання до фінансово-економічної служби військової частини, якщо проект договору містить фінансові зобов’язання сторін, для розгляду щодо їх законності, цін та розцінок, забезпеченості необхідними коштами та відповідного візування, а також голови тендерного комітету військової частини – для встановлення відсутності підстав застосування процедури закупівель у випадку, якщо договір планується укласти без застосування процедури закупівлі, а також в усіх випадках, коли договір укладається із застосування процедури закупівлі.

4) Після опрацювання договору фінансово-економічною службою військової частини та тендерним комітетом військової частини керівник ініціативної служби (підрозділу) (ініціативна посадова особа) погоджує проект доопрацьованого з урахуванням отриманих зауважень (пропозицій), договору та візує останню сторінку одного примірника проекту договору та передає проект на візування до юридичної служби (помічника командира з правової роботи) (далі – юридичної служби) військової частини.

До примірника проекту договору, що передається на візування, додається вся пов’язана з ним документація.

III. Погодження проекту договору та його візування

1) Погодження проекту договору керівниками або особами, що їх заміщують, відповідних структурних підрозділів військової частини здійснюється у термін, що не перевищує трьох робочих дній з дати отримання проекту договору, шляхом візування:

  • Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує договір, дату візування.
  • Віза проставляється на лицьовому боці або на зворотному боці останнього аркуша проекту договору, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша договору недостатньо. Начальником юридичної служби віза проставляється на всіх сторінках проекту договору. Віза проставляється на примірнику договору, що залишається у військовій частині.

2) Зауваження і пропозиції до проекту договору викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

3) Погодження проекту договору здійснюється:

3.1. керівником або особою, що його заміщує, ініціативної служби (підрозділу) військової частини в частині щодо:

  • його відповідності вимогам чинного законодавства
  • наявності в договорі (можливих відповідно до предмету договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в ньому штрафних санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору (з урахуванням статті 231 Господарського кодексу України), строку поставки товарів, наявність графіка виконання робіт, надання послуг, поставки товарів;

 3.2. начальником юридичної служби у частині щодо:

  • його відповідності вимогам законодавства України;
  • доцільності та обґрунтованості  договору із урахуванням необхідності виконання завдань, покладених на відповідну службу;

3.3. керівником або особою, що його заміщує, фінансово-економічної служби в частині щодо:

  • відповідності видатків кошторисним призначенням;
  • наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;
  • відповідності порядку, форми та строків здійснення оплати за договором нормативно-правовим актам, що регулюють бюджетні відносини;
  • правильності розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, калькуляції, специфікації тощо);
  • обґрунтованості цін – щодо договорів, що не підпадають під сферу застосування Закону України “Про публічні закупівлі”.

3.4. головою тендерного комітету в частині щодо:

  • відсутності підстав для застосування процедури закупівель (у випадку, якщо договір планується укласти без застосування процедури закупівлі);
  • відповідності умов договору змісту тендерної документації (у тому числі за одиницю товару) переможця процедури закупівлі – щодо договорів, що підпадають під сферу застосування Закону України “Про публічні закупівлі”.

4) Під час погодження проектів додаткових угод про внесення змін та доповнень до укладених договорів ініціативна служба (підрозділ) зобов’язаний додавати до проекту додаткової угоди копію основного договору, а також копій усіх укладених додаткових угод і додатків до цього договору.

Порядок погодження та візування додаткових і угод відповідає встановленому порядку візування та погодження договорів.

IV. Підписання договору

1) Після проведення погодження, необхідна кількість примірників проекту договору, враховуючи кількість сторін, подається керівником ініціативної служби (підрозділу) на підпис командиру військової частини.

2) Після підписання договору командиром військової частини ініціативна служба (підрозділ) надсилає його контрагенту разом з додатками і супровідним листом, підписаним командиром військової частини.

3) Під час передання безпосередньо контрагенту проекту договору для підписання або укладеного договору ініціативна служба (підрозділ) повинна отримати підтвердження шляхом зазначення на копії супровідного листа посади, прізвища, ініціалів, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі.

V. Облік та зберігання договорів

1) Підписані примірники договорів ініціативний підрозділ (посадова особа) невідкладно надає для реєстрації до фінансово-економічної служби військової частини.

2) Договори реєструються у Журналі обліку договорів, який передбачає такі розділи:

  • порядковий номер (№ з/п);
  • дата реєстрації договору;
  • реєстраційний номер договору;
  • дата укладення договору;
  • найменування сторін договору;
  • предмет договору;
  • ціна договору;
  • найменування ініціативного підрозділу (посадової особи), відповідального за підготовку проекту договору;
  • відмітка про прийняття договору на облік в органах Державного казначейства України;
  • строк дії договору;
  • примітки.

Журнал обліку договорів має бути прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації військової частини ставиться через риску.

3) Укладений договір після проведення реєстрації залишається на зберіганні у фінансово-економічній службі військової частини. Додаткові угоди про внесення змін до укладеного договору додаються до договору та зберігаються разом з цим договором.

В ініціативній службі (підрозділі) зберігається копія договору та всі документи до  договору, які формуються у справу договору.

Інші примірники договору ініціативна служба (підрозділ) передає чи надсилає контрагенту за договором.

4) З метою представництва інтересів військової частини в судах, моніторингу виконання договорів, аналізу причин невиконання договірних зобов’язань та розроблення заходів щодо усунення цих причин, забезпечення належного ведення претензійно-позовної роботи ініціативна служба (підрозділ) у день підписання договору та/або додаткової угоди передає копію цього договору та/або додаткової угоди до юридичної служби військової частини.

VI. Виконання та контроль за виконанням договорів

1) Ініціативна служба (підрозділ) здійснює супроводження договору відповідно до вимог законодавства, цих Методичних рекомендацій та укладеного договору, а також контроль за виконанням договору, достовірністю складання актів прийняття-передавання отриманих товарів (робіт, послуг), веденням справи договору.

2) Складовими супроводження є:

  • підтримка контактів з контрагентом, доведення до останнього нормативних документів з питань, що стосуються укладення договору;
  • отримання від контрагентів звітних матеріалів щодо договору та перевірка їх відповідності укладеному договору і відповідним законодавчим та нормативно-правовим актам;
  • здійснення контролю за термінами виконання договору та за термінами передачі до військової частини звітних матеріалів відповідно до договору;
  • у разі поетапного виконання умов договору складання акта прийняття- передавання за кожним етапом виконання зобов’язань;
  • у разі поетапного виконання умов договору проведення аналізу виконаної протягом етапу роботи і в разі необхідності підготовка висновків про недоцільність її продовження;
  • контроль за якістю та кількістю товарів (робіт, послуг);
  • підготовка та надання контрагенту інформації, необхідної для виконання умов договору;
  • підготовка та надання командиру військової частини (на його вимогу) інформації щодо стану виконання умов договору;
  • проведення оцінки результатів виконаного договору;
  • за необхідності, у разі неналежного виконання умов договору здійснення заходів претензійно-позовної роботи.

3) Справа договору – це зібраний в окремій папці комплект усіх документів, що стосуються договору.

4) Акт прийняття-передавання за договором підписується командиром військової частини за участю відповідної комісії (призначеної відповідальної особи).

5) Датою виконання зобов’язань за договором є дата затвердження акта прийняття-передавання за договором, якщо інше не передбачено договором.

6) Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором ініціативна служба (підрозділ) після поставки товару, виконання робіт чи надання послуг повідомляє фінансово-економічну службу військової частини про необхідність оплати, а також надає для перевірки та погодження керівником фінансово-економічної служби військової частини – накладні, рахунки та акти про прийняття-передавання або інші документи, що підтверджують поставку товарів, виконання робіт чи надання послуг.

Зазначені документи після перевірки та погодження подаються командиру військової частини для прийняття рішення про оплату.

7) Оплата за договорами проводиться у строк і на умовах, визначених у них.

8) Про належне виконання договірних зобов’язань та відсутність претензій до контрагента за договором ініціативна служба (підрозділ) інформує юридичну службу

9) У разі порушення контрагентом умов договору ініціативна служба (підрозділ) зобов’язана невідкладно доповісти командиру військової частини про необхідність проведення заходів претензійно-позовної роботи та підготувати проект претензії та розрахунок штрафних санкцій.

10) За рішенням командира військової частини ініціативна служба (підрозділ) спільно з юридичною та фінансово-економічною службами пред’являє контрагенту відповідну претензію (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору тощо)

11) У разі відхилення контрагентом повністю або частково пред’явленої претензії юридична служба готує, за участю ініціативної служби (підрозділу) та фінансово-економічної служби, відповідну позовну заяву до суду. Фінансово-економічна служба військової частини проводить розрахунок та відповідну оплату судового збору.

12) Під час розгляду справи в суді юридична служба, у разі необхідності, може залучати до її розгляду на підставі відповідної довіреності посадових осіб ініціативної служби (підрозділу) військової частини.

VII. Аналіз та узагальнення практики укладення договорів

1) Заступник командира військової частини з тилу проводить щорічний аналіз результатів господарської діяльності військової частини спільно з заінтересованими структурними підрозділами.

2) За результатами аналізу практики укладення договорів відповідальною особою фінансово-економічної служби, за участю юридичної служби, готуються рекомендації щодо вдосконалення договірної роботи у військовій частині.

VIII. Відповідальність за ведення договірної роботи

1) Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності робіт, послуг, товарів умовам укладених договорів, за правильність визначення форм оплати, контроль за якістю та кількістю товарів (робіт, послуг) покладається на керівника ініціативної служби (підрозділу), що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

2) Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам: законодавства України та здійснення претензійно-позовної роботи, у разі порушення договірних зобов’язань, у межах компетенції, покладається на юридичну службу військової частини.

3) Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам законодавства України, своєчасність здійснення фінансових операцій відповідно до умов договору, правильність проведення розрахунків під час здійснення оплати товарів, робіт та послуг, облік договорів та ведення відповідних реєстрів договорів, у межах компетенції, покладається на фінансово-економічну службу (структурний підрозділ, відповідальний за фінансове забезпечення) військової частини.

Ці рекомендації розроблені Управлінням правового забезпечення ГШ ЗСУ

1
URatio team

Leave a Reply

avatar
  Підписатися  
Повідомляти про